无纸化会议与电子桌牌系统
系统概述

无纸化会议系统是以液晶触摸屏显示终端为中心,运用现代通讯技术、音视频技术、软件技术等,通过文件的数字化转换实现会议的无纸化,形成一个“以人为本”的智能化会议系统。系统结合了最先进的数字技术,将多种信息化技术融入会议的各环节,贯穿会议全过程,把发文篇幅精准到字,发言时长精准到分,纸张使用量大大减少,低碳环保节约能源的同时,为办会人员和参会人员提供极为实用的会议平台。它可以实现会议签到、文件分发、文件上传、同屏演示、会议发言、投票表决、手写批注、呼叫服务、视频点播、会议预约、信息发布等等功能。


系统特点

1.   即时信息交互。无纸化会议系统,它其实是针对会议流程的管理,会议资料的管理,会议文件信息发布与文档交互性具有不可缺少的重要性。并且同时能够无缝的结合大屏显示或者投影机实现文件同步共享。

2.   节约和环保。系任何大规模的的会议,纸张的使用量都是非常大的。比如每年的全国政协会议,采有无纸化会议系统,就不再提供纸质大会发言稿和简报,仅此一项政协会议就能够节省约200万元的纸张和印刷费。对于机关单位,以12人的传统会议为例:以12位与会人员,5个讨论主题的会议规模为例,以一个会议主题有4份材料每份材料平均70页进行估算,需要准备12×5×4=240份材料,准备240×70=16800页纸张。印刷一张纸平均花费0.3元,需要花费5040元。

3.   开会效率大大提高。任何大规模的会议的会务量都是巨大的,因此提高工作效率,会议质量就显得尤为重要。相对与传统的纸质媒介,会前减少会议资料收集、准备、印刷的时间;会后的资料整理、规整、保存都非常方便。以无纸化会议系统终端作为做智能会议的载体,这无疑是最合适的会议解决方案。不但可以优化会议效率,提高会议质量,而且还能节省大量时间和人力成本。

4.   保密和安全。无纸化会议系统把电子文档通过特殊加密形式转化成第三方无法识别的仿纸质的电子纸,在网络通信中使用专用的网络协议,传输数据经过多重加密,会议文件安全保密性极高,相对于传统的纸质会议,无纸化会议可以防止保密文件被与会者偷偷带走。无纸化会议系统可以设置会议为保密会议,会后相关文件和记录可以自动清除。

系统功能

1.会议签到。与会人员到达会议现场即可实现无纸化签到,再也无需填写以往的签到表,方便而智能。当所有与会人员完成签到时,可查看全部与会人员签到情况。

2. 会议议程。会议议程包含整个会议的所有流程,与会人员可点击【会议议程】图标查看当前会议的所有内容。

3. 会议文件管理。传统会议模式下,每召开一次会议会耗费大量纸张和墨水,并且需要助手或秘书提前打印、装订好所有资料,既费时又费力,既增加了企业管理成本,又造成了巨大的浪费。

4. 批注功能。在会议进行时,会议主讲人不可避免的需要在讲解过程中进行批注、强调重要内容,而此时系统会自动提供批注功能。

5. 同屏管理。同屏功能用于将主讲人或发言人会议终端的文件内容同屏显示到其它参会者会议终端。同屏管理是无纸化会议系统的核心功能,它一方面帮助会议主讲人掌控全场,另一方面,帮助与会人员轻松的跟随主讲人元的步伐,更容易的理解与参与会议。。

6. 呼叫服务。与会人员在桌位上可自行进行呼叫服务。对应的桌位信息及服务内容如茶水、急事务等会以短信通知形式显示在后台服务终端上。不再需要打断会议主讲人,使会议流畅地进行。

7. 会议表决。会议主讲人可在会议期间发起会议表决,与会人员可通过终端显示屏进行投票,表达自己的见解与建议。秘书有权对所有问卷的结果进行查看,并在服务器上存储调查问卷的结果,根据会议实际情况申请到投影机。

8. 会议信息。在会议期间,与会人员遇到问题需要讨论时,可以跟其他与会者进行语音、短信息互发。系统支持点对点语音、短信息互发,也支持语音、短信息群发功能。

9. 现场视频。系统支持会议现场视频,方便在不同地区的人员开展会议、远程交流。

10. 投影申请。本功能可选择与会人员自行将讲稿内容投影到会议室大屏幕,或者由秘书终端管理后再投影。服务器或者秘书终端的是有线的终端(网络线、VGA线、视频线)与本会议室所有视频系统连接(例如投影系统),会议秘书还可根据本单位的要求选择宣传片、音乐进行播放。点击悬浮按钮即可申请投影。

系统拓扑图


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